Compte rendu de la réunion du 28 octobre 2013
Ouverture du bureau par l’élection du nouveau Bureau et la nouvelle répartition des tâches :
@ Président du Bureau Thomas de Brauer
@ Trésorier et Relations extérieures : Brigitte de Clisson
Encaissements des cotisations, décaissement et tenue des entrées sorties dans les comptes.
Adresse pour l’envoi des cotisations : Le Châlet, 48 route de Bellozanne 76220 Brémontier Merval
Responsable et relais local avec l’environnent direct de la chapelle/église.
@ Secrétaire du Bureau : Fleur d’Avout d’Auerstaedt
Responsable de la partie administrative du bureau sous la supervision directe du président.
@ Responsable Vie Spirituelle et analyste : Antoine de Beaugrenier
Animation de la Chapelle aux dates importantes et veiller aux respects des lieux et de la spiritualité. Antoine assistera en tant qu’analyste le Trésorier dans la préparation des analyses des cotisants avant les bureaux.
@ Responsables Communications : Laure Mestre et Marcella de Murat
Ce rôle consiste à alimenter la communication de la Chapelle de la manière la plus large et la plus visible possible par différents canaux de communication.
@ Responsable Travaux : Stéphane Michel
Entretien physiquement et régulier de la Chapelle et ses abords.
@ Responsable Animation : Jean de Rivières
Ce rôle consiste à animer notre association le jour de la fête ainsi que créer des occasions d’événements autour de l’association, stage, rencontres thématiques, …
Principes importants de ce bureau :
– La chapelle est un lieu vivant, plus il y aura d’événements dedans, mêmes mineurs, mieux nous aurons rempli notre rôle.
– Aucune activité ne doit avoir lieu dans la chapelle sans que le bureau n’en soit informé précédemment afin que l’on puisse communiquer sur cet événement auprès des membres de l’association.
– Chaque Responsable gère son domaine et fourni un compte rendu d’activité avant chaque réunion du bureau ou étape importante pour faire un point de ses avancées et blocages.
Objectifs et décisions de la réunion
– Un mot de remerciement sera envoyé dorénavant à chaque cotisant.
– Hervé et Marcella de Murat ont proposé de recevoir lors de la réunion de l’association le samedi 6 septembre 2014. Cette proposition a été acceptée à l’unanimité par tout le bureau avec nos remerciements.
– Deux livres existent autour de la chapelle et de la famille. Voir la possibilité de les mettre sur notre site à la disposition de tous.
– Envoi d’une lettre à M. Henri de Rivières pour avancer dans notre démarche d’aménagement de son lot et celui de l’association.
– Sécurisation de l’accès de la chapelle le long de la route, ainsi que du chemin de la Chapelle.
– Préparation d’une liste claire des personnes ayant un jeu de clé de la chapelle afin de tenir une liste à jour.
– Pour Noël, nous ne ferons pas venir de prêtre au regard des absents et présents. En revanche, il sera préparé un livret format A4 afin d’animer un temps de prière pour ceux souhaitant venir se recueillir en ce jour dans la chapelle. Nous ouvrirons la Chapelle, pour ceux présents et qui veulent s’y rendre. Un horaire sera transmis par avance afin de faciliter les rencontres familiales ou autres pour ceux qu’ils le souhaitent.
– Un mode d’emploi de l’utilisation de la Chapelle sera préparé et publié sur le portail. Nous le validerons lors du bureau de Janvier et nous le soumettrons à un vote de confirmation de l’assemblée générale pour fixer les règles et permettre la visite de la chapelle à ceux qui serait intéressés lors de passage à Bellozanne.
– Un règlement de la Crypte sera préparé et mis en place après validation par la prochaine assemblée générale.
– Suite au vote et décision sur l’utilisation de la crypte nous aménagerons celle-ci.
– Réflexion d’un emplacement prière avec cierge sécurisé
– Réflexion d’un grand évènement sur deux jours pour l’assemblée générale de 2015 qui se tiendraient chez les Rivières et les Brauer.
– Réflexion d’une page Facebook
– Réflexion sur la mise à jour des statuts de l’association pour respecter l’évolution de notre association.
– Les décisions du Bureau se font à la majorité simple des présents, les absents pouvant se faire représenter. En cas d’égalité, la décision revient au président ou à son représentant.
– Un WE d’entretien des boiseries va être fixé lors de la prochaine réunion du bureau pour fixer au printemps et solliciter toutes les bonnes âmes disponibles pour un grand moment de solidarité et travail familiale (Cirage des boiseries).
Réalisé par Mlle Fleur d’Avout d’Auerstaedt Validé par M. Thomas de BrauerSi vous souhaitez télécharger et/ou imprimer ce document, CLIQUEZ ICI
